MEKTUP TÜRLERİ

MEKTUP

Başka bir yerde bulunan kişiye ya da kuruma bir bilgi iletmek amacıyla yazılan yazılara mektup denir. Mektubun diğer yazı türlerinden ayrı bir özelliği vardır. Her şeyden önce; bağımsızdır, ufukları alabildiğine geniştir, dar kalıplar ve kurallar içinde tanımlanamaz. Konuları oldukça bol ve sınırsızdır. Doğallığın ve içtenliğin en çekici belgesidir. Elbette ki herkese aynı içtenlikle mektup yazılmaz. Gönderdiğimiz kişi ya da kurumla olan ilginin derecesine göre, mektubun hitap bölümünden, amaç, hatta sonuç bölümüne kadar değişen üslup özelliği vardır. Mektup kişiliğimizin bir aynasıdır. Saygımız, sevgimiz, karakterimiz, inancımız, görüş ve düşüncelerimiz hatta kültürümüz mektubumuza yansır. Basit bir yazı türü gibi görülmesine rağmen mektubun da kendine özgü bir düzeni, bir disiplini, bir planı vardır.

MEKTUP YAZARKEN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR?

• Mektup yazarken kullanacağımız kâğıt ve zarf temiz olmalıdır. Bu basit ayrıntı karşımızdakine verdiğimiz değeri gösterir.
• Mektuptaki hitap, göndereceğimiz kişi ya da kurum göz önünde bulundurularak seçilmelidir:
• Sevgili Kardeşim, Canım Kardeşim, Canım Babacığım, Aziz Dostum, Saygıdeğer Büyüğüm, Sayın Murat Bey, Sayın Genel Müdür... Mektupta daha sonra giriş ve amaç bölümüne geçilir. Bu bölümde mektubun niçin yazıldığı belirtilir.
• Sonuç bölümünde daha çok klişe sözlere yer verilerek, hoşa gidici bir dilekle mektup bitirilir; sevgi ve saygılar sunar, esenlikler dilerim, gibi.

MEKTUP TÜRLERİ

Mektuplar, konularına ve yazanla yazılan arasındaki ilgiye göre üçe ayrılır:

1. Özel mektuplar
2. Resmi mektuplar
3. İş mektupları

ÖZEL MEKTUPLAR

Birbirine yakın, tanışık insanlar ve eş dost arasında yazılan mektuplardır.

Tebrikler

• Bayramlarda, yılbaşlarında veya mutlu bir olay dolayısıyla karşı tarafa iyilik ve mutluluk dileklerinde bulunmak amacıyla yazılan kısa, öz ve içten mektuplardır. Bunlarda kâğıt yerine daha çok basılı kartlar kullanılmaktadır.

Telgraf

• Mektubun gecikebileceği ivedi durumlarda bildirilmesi gereken istek, olay ve haberleri, kısa ve öz olarak anlatan bir mektup tümdür. Telgrafta az ve öz ifade önemlidir. Alacak olanın adı, soyadı ve açık adresi yazılır. Telgraf çekmemize sebep olan konu, kısa ve öz olarak ifade belirtilir. Sağ alt köşeye gönderenin adı ve soyadı yazılır. Telgraf metninin altına bir çizgi çekilir. Bu çizginin altına gönderenin adresi yazılır. Bu bilgi, alıcının bulunmaması durumunda telgrafın iadesi için gereklidir. Ücrete tabi değildir. Telgraf, bugün kullanım alanı yok denecek kadar az kalmış bir yazışma türüdür.

RESMİ MEKTUPLAR

Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz, beyaz kâğıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”; alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir. 

Dilekçe

Bir dilekte ya da şikâyette bulunmak veya bilgi vermek amacıyla resmi makamlara sunulan tarihli, imzalı mektuptur. Kişiyi ve kamuyu ilgilendiren bir hakkın sağlanması, bir haksızlığın düzeltilmesi, kaldırılması için gerçek yahut tüzel kişilerce ilgili makamlara yazılan yazılara dilekçe denildiği gibi, “istida, arzuhal” de denir.

Dilekçe yazımında göz önünde bulundurulması gereken kurallar

• Dilekçeler, konularına göre uzun veya kısa olabilir. Konular kısa ve öz olarak belirtilir.
• Gereksiz ayrıntılara yer verilmez.
• Dilekçelerde ciddi, ağırbaşlı bir dil kullanılır. Anlatımın yalın ve duru olmasına özen gösterilir. Süslü, yapmacık, laubali bir ifadeden kesinlikle kaçınılmalıdır.
• Dilekçeler; çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına dolma kalemle, daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır.
• Dilekçe hangi kuruma veriliyorsa, bu makamın adı başa yazılır. Kurum adının sağ altına kurumun bulunduğu şehir adı yazılır.
• Konunun kısa bir özeti bu başlığın altına yazılır. 
• Daha sonra konunun belirlendiği metin bölümüne geçilir. Bu bir şikâyet dilekçesiyse, şikâyet sağlam kanıtlara dayandırıl-malıdır. Eğer iş isteme dilekçesiyse, öğrenim durumu, yaş, kısa bir özgeçmiş, kurumca aranan seçkin nitelikler açık seçik belirtilmelidir.
• Dilekçede bir durum belirtiliyorsa, son cümle “Durumu bilgilerinize saygılarımla sunarım.”, bir istek belirtiliyorsa “Gereğini izinlerinize saygılarımla sunarım.” şeklinde olmalıdır.
• Dilekçe bitiminde sağ alt köşeye ad ve soyadı yazılmalı, imzalanmalıdır. Tarih, isim ve imzanın bir satır üstünde olabileceği gibi dilekçenin sağ üst köşesine de konulabilir.
• Sol alt köşeye açık adres yazılmalıdır.
• Dilekçe, herkesin zaman zaman yazmak zorunda kalabileceği bir mektup türüdür.
• Dilekçenin ilk Bakışta güven verici bir düzen içinde olması gerekir.

Resmi yazışmalarda dikkat edilecek noktalar

• Kâğıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur.
• Sağ üst köşeye tarih konur.
• Yazıya başlamadan, hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir. r Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur. Gelişme paragraflarında, bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir, bizden istenilen bilgiler verilir. s Sonuç bölümünde, yazının gönderildiği makamın durumuna göre (alt makam, üst makam) yazı, rica ya da sunu biçimlerinden biriyle bitirilir.
• Resmi yazıyı tamamlayan evraklar, metnin sol alt kısmına, sıra numarası verilerek belirtilir.
• Kâğıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle, konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.

İŞ MEKTUPLARI 

•  "İş mektubu, yazının uzunluğuna veya kısalığına göre, tam veya yarım çizgisiz dosya kâğıdına yazılır İş yerleri, mektuplarını firma adlarını taşıyan başlıklı (antetli) kâğıtlara yazarlar. Bu tür mektupları yazarken, genellikle daktilo kullanılır Daktilonun bulunmadığı zamanlarda mektup, mavi mürekkepli dolmakalemle okunaklı küçük harflerle yazılır. Tükenmez veya kurşun kalem kullanmak uygun değildir.
  İş mektuplarında anlatım çok önemlidir. İsteklerin kısa zamanda ve eksiksiz yerine getirilebilmesi için, kısa, açık ve kesin bir anlatım kullanılmalıdır. Konu, varsa özel terimler, teknik ifadeler kullanılarak ortaya konulmalıdır. Gereksiz kelime kısaltmaları yapılmamalıdır. Her iş için ayrı bir mektup yazılmalı, eğer bir mektupta birden fazla konudan söz ediliyorsa, her biri ayrı paragraflar veya ayrı maddeler halinde belirtilmelidir Saygı belirten kelimeler mümkün olduğu kadar fazla kullanılmamalıdır.
•  (Sakin öner, Örneklerle Kompozisyon Düzenli Yazma ve Konuşma Sanatı, Yuva Yay. İst 1981)
•  İş mektuplarında "emredici anlatım" türü kullanılır.
• İş mektuplarının açık ve sade bir ifade taşıması gerekir. İş mektuplarının üslup ve ifadesi resmidir özel mektuplar değerim ve gücünü içtenliğinden alır, özel mektuplar dostlar ve arkadaşlar arasında konuşulabilecek her konuda yazılabilir
• İş mektubunun şekil özellikleri ve konusu:
  a) Önce mektubun yazıldığı yer ve tarih belirtilir.
  b) Sayfa ortalanarak, mektubun yazıldığı firma adı, adresi ve bulunduğu yer belirtilir.
  c) Satırbaşı yapılarak konu belirtilerek, istek açıklanır.
  ç) Mektup metninin sağ alt köşesine ad ve soyad yazılır, altı imzalanır.
  d) Mektupta ad ve soyadın 3-4 cm altında olacak şekilde sol alt köşesine açık adres yazılır.