ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ - SUNUMA HAZIRLIKLAR

1. Sunumun amacını belirleyin:

Sunumunuzun içeriğini oluşturmadan önce yapmanız gereken ilk şey sunumunuzun hangi amaca hizmet edeceğine karar vermektir. Hedefiniz dinleyiciyi bilgilendirmek, ikna etmek, eğlendirmek ya da bu amaçların bir bileşimi olabilir. Sunumunuzun amacına göre, sunumunuzun biçimi değişir. Dinleyiciyi bilgilendirmek, ikna etmek ya da eğlendirmek istiyorsanız sunumunuzun neler içermesi gerektiğine bir göz atalım.

Bilgilendirme: Bilgilendiren sunumlar, dinleyicinin konuya ilişkin bilgi düzeyini artırır ya da belli du­rumlarda kullanabileceği bilgileri verir. Dinleyiciyi bir konu hakkında bilgilendirirken, dinleyicileriniz arasında kaç kişinin bu konu hakkında bilgi sahibi olduğunu bilmeniz ve buna göre dinleyenlerin bilgi­lerine katkıda bulunmanız gerekir.

İkna Etme: Sunumunuz dinleyiciyi belli bir görüş konusunda ikna etmeyi amaçlıyorsa ileri sürdü­ğünüz tezi destekleyen örnekler ve kanıtları kullanarak sunumunuzu yapmalısınız. Görüşünüzü des­tekleyen deneyler, istatistiksel analizler ve sunum araçlarınızdaki çeşitlilik iknaya dayalı sunumlarda çok önemlidir.

Eğlendirme: Bir sosyal etkinlikte, akşam yemeğinden sonra ya da bir kutlamada dinleyiciyi eğlen­diren ve keyif veren daha az ciddi bir sunum yapmak isteyebilirsiniz. Bu tür sunum özel bir anlatım tarzı ve hazırlık gerektirebilir. Konuyla ilgili fıkra anlatarak mizah kullanmak, öykülere yer vermek ba­zen de kostüm ve aksesuarlarla canlandırmalar yapmak işinize yarayabilir.

2.Sunumunuzun planlamasını yapın:

İyi hazırlanmış bir taslak sunumunuzu hazırlarken ve sunum sırasında sizin için çok faydalı ola­caktır. Sunum esnasında kaygı ya da diğer nedenlerle rotanızdan çıkmamanızı sağlayan şey sunu­munuzun taslağıdır. Taslağı hazırlarken sunumunuzla ilgili kafanızdan geçen ilk düşünceleri kâğıda rastgele yazdıktan sonra bunları etkili biçimde organize edebilirsiniz. Sunumunuzla ilgili taslağın uygun bir kopyasını dinleyicilere verebilirsiniz, böylelikle dinleyicilerin sizi takip edebilmesini kolaylaştırmış olursunuz. Deneyimli sunucular sürenin bilincindedirler ve süreye saygılıdırlar. Özellikle size ayrılan süreyi öğrenin ve sunumunuzun zamanlamasını yapın. Taslağınızı hazırlarken her bir maddeye ne kadar zaman ayıracağınızı önceden belirleyin.

3. Sunum yapacağınız yeri ve kullanacağınız teknik donanımı tanıyın:

Sunum yerindeki imkânların, dinleyici kitlesinin, sunumun ve kendinizin gereksinimlerini ne kadar karşıladığını belirleyin. Sunumunuz için önceden iyi test edilmiş olan görsel donanımlara gerek duyabi­lirsiniz. Donanımı kendiniz idare edeceksiniz, nasıl kullanıldığını bilmeniz ve tüm işlevlerini araştırma­nız gerekiyor. Bazen ne kadar iyi bir içeriğe sahip olursanız olun teknik donanım ya da sunum araçla­rının kullanımı konusunda yaşayacağınız problemler o güzelim anlatıma gölge düşürebilir.

Dinleyiciler ne tür sandalyelerde oturacaklar? Dinleyicinin dikkatini toplamadaki sorunlarını önle­mek istiyorsanız, plastik ya da düz sandalyeler daha uygundur.

Oda nasıl düzenlenecek? U ya da dairesel biçimdeki düzen dinleyicileri fikir alışverişine yönlendi­rir. Masalara kümelendirilmiş sandalyeler takım çalışmasına özendirir ve hepsi konuşmacıya dönük durumda sıralanmış sandalyeler genel tek yönlü sunum yapma biçimidir.

Aydınlatma, okuma için yeterli mi ve bir film ya da slâyt sunulurken kapatılabilir mi? Kürsü ya da gerekirse mikrofon olacak mı?

Yeri ve olanakları değerlendirmeniz, size zamanı geldiğinde, sunumunuzun neye benzeyeceğinin tam bir görsel anlatımını sunar. Eğer mümkünse, önceden konuşma yapacağınız yere gidin ve burada en azından bir kez deneme sunumu yapın.

4. Sunum yapacağınız dinleyiciler hakkında bilgi sahibi olun:

Dinleyicilerin genelde hangi özelliklere sahip olduğunu, ilgileri ve konu hakkındaki bilgi düzeylerini bilmek çok önemlidir.

•      Her grupta çok değişik bireylerin olmasına karşın, dinleyicinizin genel özelliklerini inceleyerek mesajınızı en iyi sunma yolunu belirleyebilirsiniz. Derste, konu hakkında bilgisi olan öğretmen ve ar­kadaşlarınıza ödevinizi sunarken ya da bir kulüp toplantısında görüşlerinizi aktarırken farklı yöntemler kullanmanız gerekebilir.

•      Dinleyiciler sunacağınız konu hakkında fazla bilgi sahibi değillerse, sunumunuzun amacını özetlemeye daha fazla zaman ayırmalısınız.

•      Dinleyici sayısı az olduğu zaman, sunumunuz tartışmaya daha ağırlık verilen resmiyetten uzak bir sunum haline gelebilir.

•     Küçük gruplarda ifadelerinizi düzeltmek ve değiştirmek için birçok olanağa sahip olursunuz.

•  Dinleyici sayısı arttıkça iletişiminiz tek yönlü ve daha resmi olur. Daha kalabalık gruplara yapı­lan sunumların kolay anlaşılır olması gerekir.

Sunumun Hazırlanması

Etkili bir sunum herkesin dikkatini çeken bir girişten, sunmak istediğiniz bilgiye uyan bir yapıdan ve sunumunuzun ana konusunu özetleyen sonuç bölümlerinden oluşmalıdır. Kitapçığınızın bu bölü­münde sunum, giriş gelişme ve sonuç bölümleriyle ele alınacaktır. Sunumunuzun merkezi gelişme bölümü olduğundan giriş ve sonuç bölümlerini hazırlamadan önce sunumunuzun gelişme bölümünü hazırlamak genellikle daha kolaydır. Gelişme bölümünü hazırlarken, giriş ve sonuç bölümlerine ilişkin aklınıza çok iyi fikirler gelebilir.

Gelişme Bölümü

Sunumunuzun gelişme bölümü iletmek istediğiniz önemli konuları ve bunları destekleyen verileri içermelidir. Amacınıza, dinleyicinize ve kişisel sunum tarzınıza en iyi uyan düzenlemeyi seçmeniz gerekir. Bilgiyi mantıklıca sunmanın birçok yolu vardır. Sunumunuza uyan bir biçim seçmelisiniz. Ör­neğin dinleyicinizi bir konuya inandırmak istiyorsanız ikna edici bir biçim seçebilirsiniz. İkinci olarak dinleyiciyi özel bir konuda eğitmek için olayı tarihi seyrine göre anlatmayı seçebilirsiniz. Seçtiğiniz bi­çim çerçevesinde sunumun önemli konularını yazdıktan sonra bunları verilerle desteklemelisiniz.

Destekleyici veriler;

1.     ifadelerinize inandırıcılık kazandırır,

2. Konu karmaşık ya da soyut olduğu zaman destekleyici bilgi ya da veriler dinleyicinizin sizin ne
demek istediğinizi çok daha kolay kavramasına yardım eder,

3.     Örnekler ve öyküler sunumunuzu destekler ve dinleyicinin dikkatini bir noktaya toplar.
En genel destekleyici veri çeşitleri

İstatistikler; sayılar, oranlar gerçeklerdir. İfadelerinize inandırıcılık kazandırırlar ve düşüncelerini­zin gerçek gibi algılanmasını sağlarlar. Birçok dinleyici, " yapılan son bir çalışma göstermiştir ki ..." diye başlayan bir ifadeye inanacaktır.

Örnekler; bir olayın ya da nesnenin temsilcileridir. Örnekleri karmaşık bir ifadeyi netleştirmek ya da belirli bir uygulamayı çeşitlendirmek ve başka durumlara genellenebilmesini kolaylaştırmak için kullanın. Örnekleri daha etkileyici yapmanın başka bir yolu kişisel deneyimlerinizden faydalanmanızda.

Öyküler; belli bir konuyu pekiştirmeye yarayan genişletilmiş örneklerdir. Genellikle dinleyici tara­fından hoş karşılanır çünkü insanlar öykü dinlemeyi severler. Ancak gereğinden fazla uzayan öyküler sıkıcı olmaya başlar.

Alıntılar; sunumunuza farklı bir yapı ve resmiyet kazandırır. Sunumunuzda kullanacağınız alıntıyı olduğu gibi okumanın yanında alıntıya "bir uzmanın dediği gibi... " ya da "...'nın deyimiyle " diyerek başlamak yeterli olacaktır.

Giriş Bölümü

Etkileyici bir giriş dinleyicinin dikkatini konuya toplamasını sağlar, dinleyiciyi ve sizi rahatlatır, ne anlatılacağını önceden belirler ve mesajınızın önemini açıklar. En kısa sunumlarda bile iyi planlanmış girişlere gereksinim duyulur.

Konuşmacı sunumuna başladığı zaman, dinleyicilerin çoğunun aklı başka yerdedir. Kendi dünyalarındadırlar, o gün daha sonra neler yapıyor olacaklarını planlarlar, sorunlarını düşünürler ya da hayal kurarlar. Hele derste sizden sonra sunum yapacak bir öğrenci grubunun karşısındaysanız bu durum daha da bir geçerlidir. Etkileyici bir giriş, başıboş dolanan zihinleri odaya çeker ve dinleyicinin dikkati­nin, size ve konunuza çekilmesini sağlar. Ancak girişteki dikkat toplayıcı ifadenin konunuzla bağdaş­ması çok önemlidir. Bazı konuşmacılar sunumuna konuyla ilgili olsa da olmasa da duyduğu bir fıkrayla başlar, bu pek de iyi bir yol değildir. Dikkat çekmenin yanı sıra konunun bütünlüğü içinde girişin bir anlam ifade etmesi gerekir.

Bir soru sorun: Kısa cevaplı ya da tepki ölçen bir soru sorun. Dinleyicilerin cevap vermesini isti­yorsanız, verilecek cevabın kolay olduğundan emin olun. Evet ya da hayırla, ya da yalnızca el kaldır­mayla cevaplanabilecek sorular sorun.

•      Yanınızdaki insan boğulmaya başlarsa ne yapacağınızı biliyor musunuz?

•      Burada olanlardan kimler düzenli spor yapıyor? gibi....

Etkileyici bir gerçeği belirtin: Etkileyici bir gerçekle ya da sunumunuzun ana fikrini destekleyen bir istatistikle başlayın.

•      Bu odadaki her beş kişiden biri gelecekte hava kirliliğinden kaynaklanan sağlık sorunları yaşa­yacak!

•      Son 3 yıl içinde öğrenci sayımız iki katına çıktı.

Fıkra anlatın: Fıkra anlatma konuşmacının dinleyiciyi konuya alıştırmasının geleneksel yoludur. Mizah her zaman insanları konuya ısındırmak için etkili bir yoldur. Ancak fıkranın konu ile bağdaşması önemlidir.

Öykü anlatın: Ele alınan konu hakkında kendi başınızdan geçen bir öyküyü anlatarak sunuma başlamak çok etkili bir yoldur. Öyküleri göz önüne getirmek kolaydır, bu nedenle bilgi aktarmada etkili­dirler.

Alıntı yapın: Sunumun inandırıcılığını artırır, ilgi çeker.

Etkileyici vurgularda bulunun: Aralarda kullanacağınız, anlatımınızı tamamlayıcı ve çarpıcı olan cümleler sunumun geri kalanına hareketlilik kazandırır. " Yüksek fiyatlı ürünlerin, kazançlarımızı yiyip bitirmesini durdurmanın tam zamanı!" gibi.

Dinleyiciyi ve kendinizi rahatlatma:

Etkileyici bir giriş hem sizi hem seyircileri rahatlatır. Girişlerde mizah kullanmanın bu kadar popü­ler olmasının nedeni gülümsemenin dinleyicinin tutumunu geliştiren bir enerji kaynağı olmasıdır.

Konuyu belirleme:

Konuşmacı sunumun amacını açıkça belirtmelidir.
"Bu günü bitirmeden herkes  'y¹ daha iyi anlıyor olacak" ya da "Bu sunumu dinledikten sonra, dinleyiciler......... yapabilecekler"

Konunun önemini belirtin:

Anlatacağınız konunun önemi pek az dinleyici tarafından kavranmıştır. Sunumun neden önemli olduğunu açıklayarak sizi neden dinlemeleri gerektiğini vurgulamış olursunuz. Önem cümlesi dinleyici­lerin düzeyini yakalayabilmen, dinleyenlerin bakış açısından dile getirilmelidir.

•      "Bu sunum düzenli spor yapmanın yaşam süreniz üzerindeki etkilerini ele alacaktır" yerine

•      "Bu sunum ömrünüze ömür katmanın yollarını gösterecektir" ifadesi kullanılabilir. Sunulacak bilginin dinleyici için değerli ve önemli olduğunu vurgulayın. Olumsuz Olmayın!

Durumunuz gerçekte ne olursa olsun, hazırlanma eksikliğinden ya da konuşma ortamının yeter­sizliğinden dolayı özür dilemeyin. Konuşmaya istekli ve enerjik olun. "Bu gün ... hakkında konuşma yapacağım" gibi sıradan başlangıçlar yapmayın.

ÖRNEK GİRİŞ;

Konu baslığı: Etkili Sunum Teknikleri

Dikkat çekici ifade: "Burada kaç kişi lezzetli yemek yapmanın sırlarını biliyor?"

Geçiş: "Etkili bir sunum yapmak lezzetli bir yemek yapmaya benzer, ikisinin de mutfağı çok önemlidir"

Önem: "Gerek eğitim gerek iş yaşamınız boyunca, düşünce, araştırma ve çalışmalarınızı aktara­cak sunumlar hazırlamanız sizin için kaçınılmaz"

Amaç: Bu sunumu dinledikten sonra etkili bir sunum hazırlamak için gereken tüm bilgileri öğren­miş olacaksınız"

Sonuç Bölümü: Sonuç bölümü sunumunuzda ele alınanları ve mesajınızın önemli noktalarını dinleyiciye hatırlatır. Bitiş cümlesini iyi planlamalısınız. Kısa ve yönlendirici olmalısınız.

Önemli konuları özetleyin: Fazla ayrıntıya girmeden hatırlanması gereken konuları ve neden önemli olduklarını özetleyin. Ana fikirleri yineleyin.

Çağrı yapın: Düşünceleri değiştirme üzerine planlanmış bir sunum ise savunduğunuz konu hak­kında ne yapmaları gerektiğiyle ilgili çağrı yapın. Örneğin; ormanları korumanın doğal hayat üzerindeki etkilerinden bahseden bir sunum yaptıysanız, savunduğunuz konuyu destekleyen bir slogan kullanabi­lirsiniz, "haydi gelin ormanlarımız için bir fidan da siz dikin!" gibi...

Girişle bağlantı kurun: Giriş ifadelerinizle uyum sağlarsanız sunumunuz amacına ulaşmış ve iyi planlanmış demektir. Sunumunuzun girişinde kullandığınız öyküyle yeni bir yorum getirecek bir bağ­lantı kurun.

Sözü dolandırmayın: Sunum bittikten sonra devam etmeyin. "Bahsetmek istediğim başka bir şey de..." ya da "söylenilmesi gereken diğer bir konu da...." türünden ifadeler kullanmayın. Sonuç bölü­münde yeni bir bilgi, özellikle bahsetmeyi unuttuğunuz bir şey sunulmamalıdır.

Aniden durmayın: Dinleyicinin kafasını kurcalayacak ani bir bitiriş yapmayın. "Tüm söylemem ge­rekenler bunlar" ya da "Daha iyi hazırlanmadığım için üzgünüm ancak umarım bir şeyler anlamışsınız­dır" gibi bir özür ifadesi asla kullanmayın.

Görsel ve İşitsel Araçların Seçimi ve Kullanımı

Görsel araçlar sunumunuzu güçlendirir. İyi bir sunumu, eksiksiz bir sunuma dönüştürür, sunu­munuzun özel noktalarına önem ve açıklık kazandırır. Sunumun düzenlenmesini güçlendirir ve dinleyi­cinin ilgisini çeker.

Genellikle görsel gereçlere ilişkin seçiminiz ne kadar zamanınız olduğuna ve sunum yerindeki olanakların çeşitliliğine bağlıdır.

1.     Saydamlar: Kalabalık olan ya da olmayan tüm gruplarda kullanılabilir.

•      Profesyonel tasarımla ve renkli olarak hazırlanmış saydamlar her zaman daha etkilidir.

•      Saydamlar yansıtıldıklarında tüm bilgi grafik ve çizimlerin okunaklı olmasına dikkat edin. Pro­fesyonel bir sunumda kullanılacak yazı genişliği 36 puntodur.

•      Saydamlara fazla bilgi yüklemeye çalışmayın, bir saydamı yaklaşık iki dakikalık bilgi aktarmak için kullanın.

•      Saydamın sıkıcı olmamasına özen gösterin, yeterince grafik ya da renk içermeyen saydamla­rın çoğu sıkıcı olur.

•      Saydamlar tebeşir tahtası esnekliğine sahiptirler.

•      Saydamları dinleyicilerin gözünün önüne yığmayın. Sizi dinlemek yerine saydamları merak edeceklerdir.

•      Saydamları okumayın.

•      Dinleyiciler için kopyalarını hazırlayabilirsiniz.

•      Saydamları sunum boyunca yansıtmayın, sırası geldiğinde kullanın, işi biter bitmez kapatın.

2.     Döner Levha:

•      Eğitimde kullanılmaya ve bir anda akla gelen doğal notları yazmaya elverişlidirler.

•      Bilgi topladığınız ve düşünce geliştirdiğiniz sunumlar için uygundur.

•      Önceden hazırlanabilirler.

3.  Slâytlar: Slâyt gösterimi sunuma en ileri profesyonel görselliği kazandırabilir.

4.  Bildiri(Handout): İzleyicilere çoğaltılarak dağıtılan

•      Amacınıza yardım ettiklerinden emin olun

•      Bildirilerinizi okumayın, dinleyicinin elinde yazılı olan bilgiyi bir de sizin tekrar etmeniz can sıkı­cı olacaktır.

•      Dinleyici sunumun ayrıntılarını ileriki tarihte hatırlayamayacağından dinleyicilerin ilerde oku­duklarında anlamaları için gerekli bilgileri, başlıkları, yorumları içermesine önem verin.

•      Dağıttığınızda içeriğini kısaca özetleyin.

Bazen kablosuz bir mikrofon, işaret çubuğu, videokaset ya da müzik görsel araçlara eklenebilir. Günümüzde her alanda kullandığımız bilgisayar başarılı bir sunum yapmada da etkilidir. Sunum yapma konusunda kendinizi geliştirmek istiyorsanız sunumla ilgili bilgisayar programlarını öğrenmek de size epeyce yardımcı olabilir.

Sunuma yardımcı bu araçları kullanırken nelere dikkat etmeliyiz?

En iyi sunum araçları bile, uygun bir biçimde kullanılmadıklarında, sunuma zarar verebilirler. Bu araçlar sunumu desteklemeli sunumun kendisi olmamalıdır.

•      Her şeyi önceden kontrol edin

•      Dikkati denetlemek için gereçleri tam zamanında kullanın

•      Görsel gereçlere yönelerek değil dinleyici ile konuşun

•      Görsel gereci kullanırken daha sesli konuşun

•      Görüşü engellemeyin, her yerden rahatça izlenebilsin

•      Bitirdiğinizde bu yardımcı gereçleri ortadan kaldırın Uygulama Önerileri

•      Tekrar, tekrar, tekrar! En az beş ya da altı kez sunumunuzun uygulamasını yapın. Uygulama yaptıkça konuya daha çok hâkim olursunuz ve başarı seviyeniz artar. Uygulamalar sanki sunumun yapılacağı odadaki grubun önündeymişsiniz gibi gerçekleştirilebilir.

•      Uygulamaları gerçek sunumunuza ne kadar yaklaştırırsanız sunumun yapılacağı gün başarı­sızlık olasılığı o kadar azalır. Etkili bir sonuç için, uygulamalarınızın birinde, sunum yapacağınız mekânın olanaklarını ve sunum sırasında yararlanmayı planladığınız görsel gereçlerin aynılarını kullan­malısınız.

•      Uygulama yaparken her yanlış yaptığınızda, tekrar başa dönmeyin. Böyle yaparsanız sunu­munuzun bazı bölümleri tekrar nedeniyle daha fazla tanıdık gelir. Uygulamada hata da yapsanız so­nuna kadar gidin. Taslağınızda zorlandığınız bölümlere işaret koyun.

•      Sunumunuzun süresini hesaplayın. Bu sunumunuzun süre sınırına ve hızına daha duyarlı ol­manızı sağlar.

•      Ayrıntılara dikkat edin ve geri bildirim yaptırın. Deneme sunumunuzu dinleyenlerden öneride bulunmalarını isteyin.

•      Ezberlenen sunumlar soğuk, sıkıcı ve doğallıktan uzaktır.

Evet, buraya kadar etkili bir sunum yapmak için nasıl hazırlıklar yapmalısınız, sunumunuzu nasıl planlamalı ve nelere dikkat etmelisiniz sorularını cevaplamaya çalıştık. Son olarak kendi başınıza ya da asıl sunumunuzdan önce sizi dinleyerek destek olacak birkaç dostun önünde yapacağınız prova­lardan sonra hala geliştirmeniz gereken bazı özellikleriniz ya da becerileriniz olduğunu düşünüyorsa­nız, yalnız değilsiniz! Üniversitenizin Öğrenci Gelişim ve Danışma Merkezine (ÖGDM) yapacağınız başvuru ile uzmanlarımızdan yardım alabilir bireysel ve grupla yapılan görüşmelere katılabilirsiniz. Ayrıca "Etkili Sunum Teknikleri" konulu çalışma grubumuza kayıt yatırarak kendinizi bu alanda gelişti­rebilirsiniz.

Yararlanılan Kaynaklar:

Hayat Yayınları (1999), Sunuş Yapma, Çev. E. Sabri Yarmalı

Psk. Dan. Neva SANCAK

Bilkent Üniversitesi Öğrenci    Gelişim ve Danışma Merkezi