RESMİ MEKTUPLAR
Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz, beyaz kâğıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”; alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir.
Dilekçe
Bir dilekte ya da şikâyette bulunmak veya bilgi vermek amacıyla resmi makamlara sunulan tarihli, imzalı mektuptur. Kişiyi ve kamuyu ilgilendiren bir hakkın sağlanması, bir haksızlığın düzeltilmesi, kaldırılması için gerçek yahut tüzel kişilerce ilgili makamlara yazılan yazılara dilekçe denildiği gibi, “istida, arzuhal” de denir.
Dilekçe yazımında göz önünde bulundurulması gereken kurallar
- Dilekçeler, konularına göre uzun veya kısa olabilir. Konular kısa ve öz olarak belirtilir.
- Gereksiz ayrıntılara yer verilmez.
- Dilekçelerde ciddi, ağırbaşlı bir dil kullanılır. Anlatımın yalın ve duru olmasına özen gösterilir. Süslü, yapmacık, laubali bir ifadeden kesinlikle kaçınılmalıdır.
- Dilekçeler; çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına dolma kalemle, daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır.
- Dilekçe hangi kuruma veriliyorsa, bu makamın adı başa yazılır. Kurum adının sağ altına kurumun bulunduğu şehir adı yazılır.
- Konunun kısa bir özeti bu başlığın altına yazılır.
- Daha sonra konunun belirlendiği metin bölümüne geçilir. Bu bir şikâyet dilekçesiyse, şikâyet sağlam kanıtlara dayandırıl-malıdır. Eğer iş isteme dilekçesiyse, öğrenim durumu, yaş, kısa bir özgeçmiş, kurumca aranan seçkin nitelikler açık seçik belirtilmelidir.
- Dilekçede bir durum belirtiliyorsa, son cümle “Durumu bilgilerinize saygılarımla sunarım.”, bir istek belirtiliyorsa “Gereğini izinlerinize saygılarımla sunarım.” şeklinde olmalıdır.
- Dilekçe bitiminde sağ alt köşeye ad ve soyadı yazılmalı, imzalanmalıdır. Tarih, isim ve imzanın bir satır üstünde olabileceği gibi dilekçenin sağ üst köşesine de konulabilir.
- Sol alt köşeye açık adres yazılmalıdır.
- Dilekçe, herkesin zaman zaman yazmak zorunda kalabileceği bir mektup türüdür.
- Dilekçenin ilk Bakışta güven verici bir düzen içinde olması gerekir.
Resmi yazışmalarda dikkat edilecek noktalar
- Kâğıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur.
- Sağ üst köşeye tarih konur.
- Yazıya başlamadan, hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir. r Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur. Gelişme paragraflarında, bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir, bizden istenilen bilgiler verilir. s Sonuç bölümünde, yazının gönderildiği makamın durumuna göre (alt makam, üst makam) yazı, rica ya da sunu biçimlerinden biriyle bitirilir.
- Resmi yazıyı tamamlayan evraklar, metnin sol alt kısmına, sıra numarası verilerek belirtilir.
- Kâğıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle, konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.
